W ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, z programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (POPC), Urząd Miasta i Gminy Lesko pozyskał środki w wysokości 337 860,00 zł na poprawę zdolności obsługi cyfrowej mieszkańców w zakresie świadczenia e-usług publicznych oraz pracy on-line.

Realizacja projektu ma na celu zwiększenie dostępności Urzędu dla petentów poprzez wdrożenie usług online oraz podwyższenie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w urzędzie poprzez zakup sprzętu i oprogramowania przeznaczonego do osiągnięcia tego celu. 

Wdrożenie usług online umożliwi mieszkańcom gminy uzyskanie informacji o podatkach i opłatach lokalnych, w tym opłatach za śmieci. Mieszkańcy otrzymają informację o sposobie naliczenia podatku lub opłaty, o wysokości poszczególnych rat i terminie ich płatności, a także o istniejących zaległościach i należnych odsetkach. Informacje będą pobierane bezpośrednio z bazy danych Urzędu i będą identyczne z tymi, którymi dysponują urzędnicy. Możliwe będzie też skorzystanie z usługi płatności, pozwalającej na uregulowanie wybranych należności poprzez system bankowości elektronicznej.

Kolejnym elementem realizacji projektu będzie zakup aplikacji mobilnej, dzięki której mieszkańcy będą informowani o najważniejszych wydarzeniach gminy, będą mieć możliwość łatwego zgłaszania potrzeb i problemów, sprawdzenia kalendarza wywozu odpadów. Niezależnie od aplikacji zostanie wdrożony też system powiadamiania SMS, dzięki któremu subskrybenci będą informowani o klęskach żywiołowych, utrudnieniach w ruchu, a także o imprezach kulturalnych, sportowych i innych wydarzeniach w gminie. 

Projekt uwzględnia również wprowadzenie Kalendarza Wizyt - kompletnego systemu do zarządzania wizytami w urzędzie. Petenci uzyskają możliwość umówienia się na spotkanie z pracownikiem urzędu w wybranym terminie, co zostanie zarejestrowane w systemie i w odpowiednim czasie petent otrzyma przypomnienie o zbliżającym się terminie. Przyczyni się to do skrócenia kolejek i wpłynie na wzrost poczucia bezpieczeństwa pracowników. Wdrożony zostanie także system spotkań online z mieszkańcami, realizowany przez platformę spełniającą wszystkie wymagania w zakresie bezpieczeństwa i przetwarzania danych. 

Dokumentacja przetwarzana w urzędzie będzie wspomagana przez system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), który zostanie zainstalowany na nowoczesnym serwerze, co przyczyni się do zwiększenia efektywności pracy urzędu oraz usprawni wyszukiwanie i załatwianie spraw z mieszkańcami. W ramach projektu planowane są również szkolenia dla pracowników Urzędu oraz jednostek podległych, podnoszące świadomość zagrożeń w cyberprzestrzeni, takich jak kradzież tożsamości, ataki z użyciem szkodliwego oprogramowania, spam, blokowanie dostępu do usług i innych niebezpieczeństw.

W celu realizacji powyższych działań niezbędny jest, wspomniany na początku, zakup sprzętu oraz oprogramowania, jak też odpowiednie zabezpieczenia kopii bezpieczeństwa danych. Ponadto Urząd planuje zakup laptopów jako wyposażenie stanowisk pracy urzędników realizujących e-usługi, zwiększających bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez pracowników, a także umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej z pełnym dostępem do danych urzędowych korzystając z nich za pomocą szyfrowanych tuneli VPN. Pozwoli to na zachowanie ciągłości działania urzędu, nawet w przypadku ograniczeń spowodowanych np. pandemią Covid. Zastosowanie rozwiązań projektowych przyczyni się także do zwiększenia bezpieczeństwa danych osobowych i pozostałych danych poprzez wdrożenie wykonywania kopii bezpieczeństwa danych na osobnej przestrzeni dyskowej, przechowywanej w odrębnym pomieszczeniu.